Ochrana osobních údajů

INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ A OCHRANĚ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

klientů společnosti

ADVISORS and BROKERS SERVICE, a.s.

 

Ochranu soukromí a osobních údajů našich klientů považuje naše společnost  za prvořadou povinnost. Dovolujeme si Vám předložit tyto zásady, které objasňují, co děláme pro to, abychom zajistili důvěrnost a bezpečnost osobních údajů Vás, našeho klienta. Tento dokument upravuje zpracování Vašich osobních údajů jako klienta naší společnosti a použije se také přiměřeně na zpracování osobních údajů zájemce o služby poskytované nebo zprostředkovávané naší společností.

 

Cílem tohoto dokumentu je rovněž poskytnout Vám informace o tom, jaké osobní údaje shromažďujeme, jak s nimi nakládáme, z jakých zdrojů je získáváme, k jakým účelům je využíváme, komu je smíme poskytnout a poskytujeme, kde můžete získat informace o Vašich osobních údajích, které jako správci zpracováváme, jaké jsou individuální možnosti zabezpečení pro každého klienta a jaká jsou Vaše práva ve vztahu k osobním údajům, které zpracováváme.

 

V oblasti zpracování osobních údajů se řídíme platnou právní úpravou, našimi interními normami a těmito zásadami. Právním základem ochrany osobních údajů je zejména Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (Obecné nařízení o ochraně osobních údajů, dále jen „GDPR“) a zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.

 

1. Jaké osobní údaje zpracováváme?

 

Osobní údaje jsou údaje potřebné k Vaší jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci v rozsahu vyžadovaném právními předpisy a údaje umožňující kontakt s Vámi. Naše společnost zpracovává tyto osobní údaje:

 

• Identifikační údaje, kterými se rozumí zejména Vaše jméno, příjmení, titul, rodné číslo (bylo-li přiděleno, jinak datum narození), adresa trvalého bydliště, místo narození, státní občanství, pohlaví, věk, údaj o daňovém rezidentství a daňovém identifikačním čísle (je-li to zvláštními právními předpisy vyžadováno), status politicky exponované osoby, číslo průkazu totožnosti (občanského průkazu), číslo pasu nebo jiného obdobného dokumentu, IČO a místo podnikání (uzavíráte-li smlouvu jako podnikající fyzická osoba). 

 

• Kontaktní údaje, kterými se rozumí zejména Vámi uvedená kontaktní (korespondenční) adresa, číslo telefonu, e-mailová adresa a jiné obdobné informace.  

 

• Citlivé údaje, kterými se rozumí zejména osobní údaje dětí a údaje o Vašem zdravotním stavu, pokud jsou nutné k tomu, aby s Vámi mohla naše společnost jménem pojišťovny uzavřít pojistnou smlouvu nebo mohla poskytnout klientský servis při vyřizování pojistných událostí; charakter a rozsah těchto citlivých údajů závisí na povaze uzavíraného pojistného produktu (pojistné smlouvy) a rozsahu poskytovaného klientského servisu.

 

• Údaje pro vyhodnocení potřeb a posouzení vhodnosti nabízeného produktu či služby, kterými se rozumí informace o Vašich potřebách a požadavcích, 

 

• Údaje pro ocenění rizika při vstupu do pojištění, kterými se rozumí zejména povolání a sportovní činnosti. 

 

• Údaje o využívání služeb, kterými se rozumí zejména údaje o sjednání a využívání našich služeb. 

 

 

• Jiné údaje, rozumí se zejména informace získané ze záznamů z našich jednání, informace ze záznamů telefonických hovorů nebo jiné interakce mezi Vámi a naší společností, informace z internetového prohlížeče, který používáte (včetně cookies). 

 

 

Naše společnost v současné době nezpracovává žádné Biometrické údaje, kterými se rozumí údaje vyplývající z konkrétního technického zpracování týkající se fyzických či fyziologických znaků nebo znaků chování Vaší osoby, které umožňují nebo potvrzují Vaší jedinečnou identifikaci.

 

K identifikačním a kontaktním údajům, údajům pro vyhodnocení potřeb a posouzení vhodnosti nabízeného produktu či služby, údajům o využívání služeb a jiným údajům klientů mohou být přiřazovány identifikační údaje jiných osob, např. jiné fyzické osoby zastupující klienta na základě zákona, plné moci, osoby oprávněné, resp. obmyšlené, příp. osoby poškozené. 

 

2. Proč osobní údaje zpracováváme a co nás k tomu opravňuje?

 

Vaše osobní údaje zpracovává naše společnost obvykle jako správce, kdy sami rozhodujeme o rozsahu a způsobu zpracování osobních údajů. V některých případech jsme však v pozici zpracovatele osobních údajů, který údaje zpracovává podle pokynů jiného subjektu (například pojišťovny nebo banky).

 

V rámci níže specifikovaných činností zpracováváme Vaše osobní údaje pro různé účely a v různém rozsahu buď na základě Vašeho souhlasu, nebo bez Vašeho souhlasu ze zákonných důvodů na základě našeho oprávněného zájmu, z důvodu plnění právní povinnosti nebo z důvodu nezbytnosti pro určení, obhajobu a výkon právních nároků. 

 

Souhlas naší společnosti poskytujete za účelem zprostředkování smluvního či jiného právního vztahu či v souvislosti se smluvním či jiným právním vztahem pro poskytování našich dalších služeb, pro vnitřní potřebu, pro marketingové a obchodní účely, za účelem vymáhání pohledávek společností a pro zlepšování kvality poskytovaných služeb.

 

Zda Váš souhlas vyžadujeme, je závislé na tom, o jaké konkrétní zpracování jde a v jaké pozici ve vztahu k naší společnosti vystupujete. Poskytnutí identifikačních a kontaktních údajů, údajů pro vyhodnocení potřeb a posouzení vhodnosti nabízeného produktu či služby a údajů o využívání služeb klientem, a případně rovněž citlivých údajů, je zcela dobrovolné, může však být podmínkou pro plnění služeb (klientského servisu) poskytovaných naší společností.  

 

3. Jak osobní údaje získáváme?

 

Osobní údaje můžeme získat:

 

• Přímo od Vás při jednání o uzavření smlouvy o poskytnutí či zprostředkování finančních nebo jiných služeb (např. pojistné smlouvy nebo nabídky pojistné smlouvy), v průběhu trvání (správy) dané smlouvy či služby (např. pojištění), v rámci jakéhokoliv kontaktu s Vámi zejména ve vztahu k poskytování a zprostředkování dané služby (např. při vyřizování pojistných událostí). 

 

• Z veřejně přístupných rejstříků, seznamů a evidencí (např. veřejný rejstřík, živnostenský rejstřík, insolvenční rejstřík, katastr nemovitostí, seznamy na České národní bance apod.). 

 

• Z veřejných zdrojů (včetně informací ze sociálních sítí a internetu). 

 

• Od jiných osob s Vaším výslovným souhlasem, pokud je to nezbytné pro plnění závazků ze smlouvy či poskytovaných služeb  

 

• Od dalších subjektů, pokud tak stanoví zvláštní právní předpis jako např.: zákon o pojišťovnictví, zákon o některých opatřeních k předcházení výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, zákon o podnikání na kapitálovém trhu, o zákon o bankách, o zákon o pojišťovacích zprostředkovatelích. 

 

4. K jakým účelům a jak dlouho osobní údaje využíváme a zpracováváme?

 

 Účely, k nimž zpracováváme a využíváme osobní údaje, mohou být následující: 

 

• Účely v rámci činnosti naší společnosti v pojišťovnictví a činnosti související s pojišťovací činností, a s povolením České národní banky k provozování této činnosti (typ registrace – pojišťovací makléř, registrace č. 013520PM, a pojišťovací agent, registrace číslo 019367PA), zejména pro vyhodnocení nabídky na uzavření pojistných smluv a pro zajištění dalších činností souvisejících s uzavřením pojistných smluv, jejich správu a asistenci při vyřizování pojistných událostí. 

 

• Účely v rámci další činnosti naší společnosti, zejména pro prostředkování obchodu a služeb, ekonomické poradenství a realitní činnost

 

• Plnění zákonných povinností vyplývající ze zvláštních předpisů (zejména zákon o pojišťovnictví, zákon o pojišťovacích zprostředkovatelích,  zákon o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorizmu, zákon o podnikání na kapitálovém trhu, zákon o bankách, nařízení GDPR, zákon o ochraně osobních údajů apod.).

 

• Účely vnitřní potřeby, zejména pro provádění analýz a vyhodnocování možných rizik, ochranu svých práv a právem chráněných zájmů, sledování kvality služeb a spokojenosti klientů a optimalizaci poskytovaných služeb a produktů.  

 

Naše společnost stanovuje vymezené účely, pro které Vaše osobní údaje shromažďujeme, určujeme prostředky zpracování a odpovídá za jeho řádné provedení. 

 

Naše společnost uchovává Vaše osobní údaje pro jakýkoliv z výše uvedených účelů po dobu, po kterou jí jejich zpracování ukládají právní předpisy, tj. maximálně po dobu 15 let ode dne ukončení jakékoliv ze smluv, produktů či služeb jí poskytovaných. Toto zpracování nám ukládají jednotlivé zákony (v závislosti na konkrétním druhu nabízeného produktu či službě), proto Vaše právo, zda můžete či nemůžete proti tomuto zpracování vznést námitku nebo odvolat souhlas, je vždy řešeno v závislosti na konkrétním produktu či službě.  

 

5. Proč zpracováváme osobní údaje třetích osob?

 

Naše společnost zpracovává identifikační a kontaktní údaje zástupců právnických osob, zákonných zástupců a jiných osob oprávněných zastupovat pojistníka, pojištěného, účastníka (tedy třetí stranu). Toto zpracování provádíme na základě svého oprávněného zájmu, a to bez jejich souhlasu pro účely nabídky smluv, uzavření pojistné smlouvy, posouzení přijatelnosti do pojištění, správy a ukončení pojistné smlouvy, likvidace pojistných událostí, uzavření stavebního spoření, poskytnutí úvěru, realizace obchodu, či investice a dalších smluv, obchodu a služeb zprostředkovaných a nabízených prostřednictvím naší společnosti. Dále pak rovněž z důvodu ochrany právních nároků naší společnosti, které jsou oprávněným zájmem k zajištění řádného chodu naší zprostředkovatelské činnosti a předcházení vzniku škod.  

 

Osobní údaje třetích osob zpracováváme také proto, abychom splnili zákonné povinnosti, které nám ukládá zejména zákon č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti (tento zákon ukládá povinnost provádět identifikaci a kontrolu nejen klientů, ale i jejich zástupců a některých dalších osob). Pro tyto účely osobní údaje uchováváme po dobu, po kterou jejich zpracování ukládají právní předpisy, tj. maximálně po dobu 15 let ode dne ukončení smluvního vztahu. Protože toto zpracování nám ukládá zákon, nelze vznést námitku ani odvolat souhlas. 

 

6. Jakým způsobem chráníme Vaše osobní údaje?

 

Vaše osobní údaje jsou pod fyzickou, elektronickou a procedurální kontrolou a naše společnost disponuje kontrolními, technickými a bezpečnostními mechanismy zajišťujícími plnou ochranu zpracovávaných osobních údajů před neoprávněným přístupem nebo přenosem, před jejich ztrátou nebo zničením, jakož i před jiným možným zneužitím. 

 

Veškeré osoby, které s Vašimi osobními údaji přicházejí do styku v rámci plnění svých pracovních či smluvně převzatých povinností, jsou vázány zákonnou nebo smluvní povinností mlčenlivosti. Veškeré klientské informace jsou rovněž chráněny povinností mlčenlivosti, vyplývající ze zákona o pojišťovnictví, o bankách apod. 

 

7. Komu osobní údaje poskytujeme a koho ke zpracování osobních údajů využíváme?

 

Vaše osobní údaje poskytujeme zejména: 

 

• Subjektům, u kterých poskytnutí osobních údajů ukládá právní předpis (např. orgány činné v trestním řízení, Česká národní banka, orgány státní správy, exekutoři, policie, insolvenční správci, soudy apod.)  

 

• Dalším subjektům, pokud je to nezbytné pro ochranu práv a právem chráněných zájmů naší společnosti (např. soudy, exekutoři, insolvenční správci, policie, advokáti apod.);  rozsah poskytnutých osobních údajů je omezen na údaje nezbytné pro úspěšné uplatnění nároku. 

 

• Specializovaným externím subjektům, které pro naši společnost provádějí zpracování na základě příslušné smlouvy o zpracování osobních údajů jako zpracovatel. Mezi zpracovatele osoby patří nebo mohou patřit správci informačních systémů, smluvní poskytovatelé právních služeb, daňového a účetního poradenství. Při výběru zpracovatele dbáme na technickém a organizačním zabezpečení ochrany předávaných osobních údajů.  

 

• Se souhlasem klienta nebo na jeho příkaz mohou být osobní údaje poskytnuty i dalším subjektům. Vaše osobní údaje může naše společnost předávat také dalším subjektům, které se nachází v roli správce. Jedná se zejména o pojišťovny, banky a stavební spořitelny, jejichž služby naše společnost klientům nabízí nebo zprostředkovává.

 

8. Můžete změnit nebo odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů?

 

S výjimkou zákonem stanovených případů, kdy zpracování osobních údajů na základě důvodů uvedených v zákoně nevyžaduje Váš souhlas, zpracovává naše společnost osobní údaje výhradně s Vaším souhlasem a v souladu s pravidly GDPR.  Je pouze na Vašem svobodném rozhodnutí, zda svůj souhlas v navrženém rozsahu poskytnete, či zda jej případně omezíte nebo neposkytnete. 

 

Souhlas zůstává v platnosti po dobu využívání jakéhokoliv ze smluv, produktů a služeb poskytovaných naší společností a následujících 15 let poté, nebo do doby, než ho písemně odvoláte a to bez jakýchkoli následků pro stávající smlouvy, produkty či poskytované služby. V případě, že se našim klientem nestanete, bude Váš souhlas platit 1 rok od jeho udělení. 

 

V průběhu smluvního vztahu či v průběhu využívání některé z našich služeb nám můžete písemně oznámit, že rozsah souhlasu upravujete či měníte nebo že souhlas odvoláváte. Rozsahem poskytnutého souhlasu je naše společnost vázána a plně ho respektuje.

 

Odvolání souhlasu při využití některých služeb či produktů vede k zániku takové služby či produktu. O této skutečnosti Vás v taktovém případě budeme včas informovat písemně, pokud nebude možné využít elektronické komunikace z důvodu, že jste nám nesdělil/a e-mailovou adresu pro komunikaci, abyste jeho odvolání mohl/a zvážit.  Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním. 

 

9. Jaká máte práva týkající se osobních údajů a jaké jsou naše povinnosti?

 

Právo na přístup (čl. 15 GDPR) – Máte právo získat od nás potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás týkají, jsou či nejsou námi zpracovávány, a pokud je tomu tak, máte právo získat přístup k těmto osobním údajům a k následujícím informacím:

• účely zpracování osobních údajů;
• kategorie dotčených osobních údajů (jaké údaje o Vás zpracováváme);
• plánovaná doba, po kterou budou Vaše osobní údaje uloženy, nebo není-li ji možné určit, kritéria použitá ke stanovení této doby;
• existence práva požadovat od naší společnosti opravu nebo výmaz osobních údajů týkajících se Vás nebo omezení jejich zpracování anebo vznést námitku proti tomuto zpracování;
• právo podat stížnost u dozorového úřadu;
• veškeré dostupné informace o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od Vás;
• skutečnost, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, uvedenému v čl. 22 odst. 1 a 42 GDPR, a přinejmenším v těchto případech smysluplné informace týkající se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledků takového zpracování pro Vás.  

 

 Právo na opravu (viz. čl. 16 GDPR) – Pokud se domníváte, že Vaše osobní údaje, které zpracováváme, jsou s ohledem na účel jejich zpracování nepřesné, můžete se na nás obrátit s žádostí o vysvětlení nebo s žádostí o odstranění tohoto stavu (např. blokování, provedení opravy, doplnění nebo likvidace osobních údajů). Vaši žádost budeme bezodkladně řešit. Se svou žádostí se můžete rovněž obrátit na dozorový úřad.  

 

Právo na výmaz (viz. čl. 17 GDPR) – V některých případech máte právo na to, aby naše společnost bez zbytečného odkladu Vaše osobní údaje vymazala. Jde o následující případy:  

• Vaše osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány,  
• odvoláte souhlas, na jehož základě byly údaje zpracovány, a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování, 
• vznesete námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování nebo vznesete námitky proti zpracování podle čl. 21 odst. 2 GDPR7, 
• Vaše osobní údaje byly zpracovány protiprávně (zpracování přestalo být v souladu s obecně závaznými předpisy). 

 

I když však půjde o jeden z výše uvedených důvodů, právo na výmaz se neuplatní v případě, že zpracování Vašich osobních údajů je i nadále nezbytné pro: 

• splnění právní povinnosti naší společnosti, 
• účely archivace, vědeckého či historického výzkumu či pro statistické účely nebo 
• určení, výkon nebo obhajobu našich právních nároků. 

 

Právo na omezení zpracování (čl. 18 GDPR) – V některých případech máte právo, abychom omezili zpracování Vašich osobních údajů. Jedná se o případ, kdy:

• popřete přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, abychom mohli přesnost Vašich osobních údajů ověřit;
• zpracování je protiprávní a Vy odmítnete výmaz osobních údajů a budete místo toho žádat o omezení jejich použití;
• naše společnost již Vaše osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale Vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
• vznesete námitku proti zpracování podle čl. 21 odst. 1 GDPR, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody naší společnosti převažují nad Vašimi oprávněnými důvody.  

 

Právo na přenositelnost (čl. 20 GDPR) – Máte právo získat osobní údaje, které se Vás týkají, jež jste naší společnosti poskytl/a, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci, a to v případě, že: zpracování je založeno na souhlasu podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR nebo na smlouvě podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR (zákonnost zpracování) nebo čl. 9 odst. 2 písm. a) GDPR (zpracování zvláštních kategorií osobních údajů), pokud se zpracování se provádí automatizovaně v námi spravovaných elektronických databázích. Touto formou Vám tedy nemůžeme přenést vždy a za všech okolností všechny údaje, které jste vyplnil/a ve formulářích (například Váš vlastnoruční podpis).  

 

Při výkonu svého práva na přenositelnost údajů podle výše uvedeného máte právo na to, aby Vaše osobní údaje byly předány přímo druhému správci, je-li to technicky proveditelné. Výkonem práva na přenositelnost není dotčeno právo na výmaz podle čl. 17 GDPR. Toto právo se neuplatní na zpracování nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je naše společnost případně pověřena. Právem uvedeným v odstavci 1 nesmí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.  

 

Právo vznést námitku (čl. 21 GDPR) – Máte právo z důvodů týkajících se Vaší konkrétní situace právo kdykoli vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se Vás týkají na základě čl. 6 odst. 1 písm. e) nebo f) GDPR. Naše společnost osobní údaje dále nezpracovává, pokud neprokáže závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.  

 

10. Jak můžete uplatnit svá práva týkající se osobních údajů?

 

V případě jakýchkoliv dotazů ohledně zpracování osobních údajů, stížností a žádostí týkajících se zpracování a ochrany osobních údajů se na nás obracejte prostřednictvím písemně na adrese ADVISORS and BROKERS SERVICE, a.s., Na Podkovce 282/12, 147 00 Praha 4, na e-mailu: info@allbrokers.cz, nebo na tel. +420 266 710 739.

 

Naše společnost vyřídí Vaši žádost nebo Vám poskytne na žádost informace o přijatých opatřeních, a to bez zbytečného odkladu, nejdéle do jednoho měsíce od obdržení Vaší žádosti. Jestliže podáte žádost v elektronické formě, poskytneme informace v elektronické formě, je-li to možné, pokud nepožádáte o jiný způsob. 

 

Poskytování informací a vyřizování žádostí týkajících se práva na ochranu osobních údajů provádíme bezplatně; jsou-li žádosti zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, zejména protože se opakují, může naše společnost buď uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací nebo sdělení, nebo s učiněním požadovaných úkonů, nebo odmítnout žádosti vyhovět.

 

Pokud budeme mít důvodné pochybnosti o totožnosti fyzické osoby, která podává žádost podle článků 15 až 21 GDPR, může požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení totožnosti této osoby. 

 

Stížnost proti námi prováděnému zpracování osobních údajů můžete podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, který sídlí na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.